Es verdad, las reuniones son de gran importancia dentro de cualquier empresa, organización o cualquier lugar donde existen grupos de personas que buscan lograr uno o varios objetivos en común, pero…
Incluso convocar una reunión tiene su arte, algo que para desgracia de muchos empleados que están obligados a asistir, la gran mayoría de las veces se llevan a cabo sin un proceso sistemático o un propósito claro que les permita exprimir lo mejor de ellas.
En su lugar, muchas personas piensan que mientras más reuniones haya, más probabilidad hay de que la sincronía de los empleados o grupos esté en el mismo canal, pero muchas veces se puede llegar a prescindir de ellas, especialmente si llegan a ser tediosos para los integrantes o interfieren con el flujo de trabajo.
Forbes menciona que no todas las reuniones son efectivas ni ayudan a contribuir a lograr los mejores resultados de una empresa, y que de hecho, se ha convertido en la piedrilla en el zapato en el camino hacia el avance.
Las reuniones que duran una o varias horas sin seguir una estructura son la peor de todas, pues no solo roban el tiempo, también exprimen la disposición y energía de los miembros para ser más productivos.
La duración y la convocación a reuniones se han incrementado en las últimas décadas, y Google tiene las pruebas que lo demuestran
Por ahí de 1960, en promedio una empresa podía llegar a convocar a sus empleados para una reunión unas 10 horas a la semana, mientras que actualmente pueden llevarse 23 horas semanales, sin contar aquellas reuniones de emergencia o no programadas.
Está más que claro, las reuniones que no llevan a nada claro equivalen a como si los empleados tuvieran un día extra más de descanso, salvo que en este descanso no renuevan sus energías y los vuelve más productivos, al contrario, es común verlos salir completamente drenados de la sala de reuniones.
Si bien es cierto que las empresas actuales son mucho más complejas y más grandes que en 1960, la llegada de tecnologías de comunicación cada vez más eficientes que ni siquiera requieren de la presencia física de los empleados, tampoco ha ayudado a limitar el abuso de las reuniones.
Con la llegada de la cuarentena por el COVID-19 y una nueva modalidad de trabajo en casa en masas, el problema también se ha mudado a los hogares de los empleados.
Google registró una alza impresionante del uso de su servicio Meet para teleconferencias, logrando albergar a 3 millones de personas cada día. Sundar Pichai, el CEO de Google, mencionó que el alza empezó en abril de 2020.
Además, son 2 millones de usuarios nuevos que se conectan todos los días y las cifras se han mantenido incluso luego de la cuarentena, aunque también se incluyen otros tipos de uso como clases online, conferencias personales y otros servicios.
Con el éxito de la aplicación Zoom y con la tendencia aún en alza en pleno 2022, incluso Microsoft ha mostrado interés en mejorar sus funciones de videoconferencias que podremos ver en el futuro como nuevas funciones en su sistema operativo, Windows 11.
Entre las funciones encontramos silenciador basado en tecnología de inteligencia artificial que es capaz de detectar y silenciar ruidos de fondo como el llanto de un bebé o cortadoras de césped, así como una máscara para ojos que simulará que el orador está mirando hacia la cámara aunque esté leyendo un papel o cerrando los ojos, entre otros.
Pero ninguna de estas tecnologías podría sustituir el buen manejo y sistematización de una reunión laboral. Por eso, las empresas deberán aprender el verdadero propósito de una reunión y saber planearla.
Este fenómeno es tan frecuente que ya existen estudios que tratan de buscar a fondo el verdadero problema
El estudio con el título traducido al español como “Desenmascarando la otra cara de las prácticas de trabajo flexibles: una revisión sistemática de la literatura”, que se encuentra en el repositorio científico ScienceDirect, se llevó a cabo por investigadores del University of Reading y Henley Business School del Reino Unido.
Aquí se muestran las conclusiones de encuestas a 76 empresas que decidieron con anticipación reducir la cantidad de juntas en los 15 días anteriores al estudio. Descubriendo que el 92% de los empleados estaban en contra de las reuniones frecuentes y de larga duración.
¿La razón?, a la larga este tipo de reuniones sin mucho sentido eran más costosas debido a la alta tasa de improductividad que generaba. Incluso las videoconferencias se volvían demasiado demandantes y cansadas que conducían a un nuevo fenómeno tecnológico y laboral denominada “fatiga de Zoom” que ya ha sido reconocida por neuropsicólogos.
Estas empresas que decidieron recortar las horas de reuniones un 60% que antes, resultó en una irónica alza de efectividad de cooperación y comunicación entre empleados un 55%, pues cada grupo de trabajo, jefes y subordinados, encontraban su propia forma de comunicarse cuando era necesario.
Además de mejorar la comunicación, también los empleados se mostraban menos tensos al empezar a marchar todo con un buen flujo, dando y recibiendo la información adecuada, en el momento adecuado y en una cantidad de tiempo necesario.
Desde luego, dejar de tener reuniones y hacer que los empleados hagan sus propias redes de comunicación es una receta para el desastre, pues es necesario que incluso estas pequeñas redes funcionen adecuadamente.
Y es que nadie nace sabiendo cómo comunicarse efectivamente y teniendo reuniones en el momento adecuado, por ello se utilizaron nuevas herramientas para gestionar los proyectos, tales como Teams o Slack.
Estas nuevas herramientas permitían ver los avances de todos, problemas, ideas y mucho más en un solo lugar que se actualizaba en tiempo real y muchas veces ni siquiera se necesitaba el contacto directo entre colegas para saber cosas tan pequeñas como si ya se entregó un reporte, o ya se tienen los resultados de algo, etc., todo ya estaba plasmado en las aplicaciones, sólo había que entrar y ponerse al día.
Gracias a esto, también ya no había cabida a malos entendidos, pues como mencionamos antes, no a todos se les da el don de saberse comunicar o darse a entender, ¿a quién no le ha pasado que el trabajo se hizo de forma incorrecta por escuchar mal o haberles explicado de una forma ambigua o incompleta? Es algo común cuando el trato es directo.
El ex CEO de Amazon, fundador de Tesla y el dueño de los Mavericks de Dallas, también piensan que las reuniones compulsivas son una pérdida de tiempo
Alguna vez Mark Cuban, quien es empresario y dueño de los Mavericks en la NBA, mencionó que las reuniones suelen ser una pérdida de tiempo garrafal, y que únicamente iba a tener la disposición de reunirse si había un cheque de por medio.
Elon Musk también ha manifestado mantener al margen las reuniones de empleados en sus fábricas de Tesla, y de hecho las ha considerado una “plaga” para toda empresa mayor. En entrevistas ha mencionado que si una reunión no es capaz de agregar un verdadero valor, es mejor salir de la sala o colgar ese teléfono.
El ex director de Amazon, Jeff Bezos, es un enemigo de las reuniones matinales, y ha llegado a la sima con solo seis horas de reuniones al año con sus inversores, y en dichas reuniones el tiempo es oro y no se malgasta ni un segundo.
Forbes ya lo ha dicho, una buena reunión para un empresa promedio necesita al menos cumplir con 7 puntos para considerarse eficiente.
1. Clasificar el tipo de reunión que se programará (información, aclaración de procesos o políticas, toma de decisiones, lluvia de ideas para llegar a soluciones, etc.)
2. Estructuración de una reunión (El tiempo debe ser preestablecido, la reunión debe tener un objetivo que cumplir, preparar material, el tiempo que llevará cada actividad…)
3. Participación incentivada (Presencia de un moderador, evitar la monopolización de la palabra, escuchar y agradecer la participación de todos…)
4. Tiempo establecido (Estipular hora de inicio y término de la reunión, la cual será respetada, asignarle un tiempo a cada punto a tocar, ser lo más concreto y asertivos posible…)
5. Crear una atmósfera de confianza (reconocer los aportes, convertir errores en oportunidades, usar la reunión como un lugar de aprendizaje y no de humillación, dar retroalimentación en vez de regañar, tratar temas delicados y corregir a un empleado en privado…)
6. Acciones y compromisos definidos (Las acciones a realizar deben ser certeros, observables y claros, que no dé lugar ambigüedad, establecer plazos, determinar el procedimiento y seguimiento…)
7. Ser metódicos (Buscar metodologías para alcanzar los objetivos de la reunión, por ejemplo, si se desea solucionar un problema, negociar, etc., deberá haber una metodología que guie todo el proceso y así evitar pérdidas de tiempo)
Los puntos pueden ser modificables de acuerdo al tamaño de la empresa, su sector, actividades, entre otros factores.
